Asociația Națională a
Centrelor de Informații
pentru Cetățeni
MANUALUL
CIC

Capitolul I . Introducere


1.1. Considerații generale
1.2. Ce este un CIC și care este rolul său
1.3. Importanța Centrelor de informații pentru cetățeni

[ inapoi la Cuprins ]


 Mesaj:

Transformați modul tradițional de lucru în complexa activitate de administrare a treburilor comunității într–unul nou modern, organizat care să realizeze un raport normal, o relație bazată pe respect reciproc între administrație și cetățean.

Într–o societate deschisă și democratică, administrația există numai pentru a servi cetățenii.

Administrația trebuie să fie a cetățenilor, prin cetățeni și pentru cetățeni.

 

1.1. Considerații generale [sus]

Procesul de descentralizare început în anul 1990 în România continuă prin trecerea de la administrația centrală către administrația locală cât mai multe servicii publice.

Toate administrațiile locale trec deci la rândul lor printr–un proces complex de redefinire și de reconsiderare a structurii lor a raporturilor și a relației dintre administrație și cetățean.

Această redefinire implică o schimbare profundă a modului în care administrația locală percepe să servească cetățenii.

Înțelegând faptul că administrațiile locale din România au nevoie în acest complex proces de transformare, de ajutor mai ales în abordarea și dezvoltarea componentei cetățenești, USAID a oferit începând încă din anul 1995 o serie de finanțări pe diverse proiecte pentru administrația publică locală.

Acest manual este rezultatul colaborării specialiștilor români din Asociația Națională a Centrelor de Informații pentru Cetățeni în cadrul unui proiect finanțat de USAID, Departamentul administrație publică (director James P. Gordon) – prin firma de consultanță și asistență Research Triangle Institute în cadrul componentei de participare/informare cetățenească (coordonator Daniel Șerban).

În urma sondajului efectuat de ANCIC în octombrie 1999 cu sprijinul RTI și a întâlnirilor ulterioare cu membrii Asociației, a rezultat faptul că peste 70% din membrii ANCIC au nevoie de

- un nou manual după care să-și desfășoare activitatea și
- instruire pe baza acestuia.

Concluzia care s-a impus a fost aceea că un nou manual este foarte necesar pentru un CIC și pentru funcționarea lui eficientă.

Manualul este conceput și structurat pentru a putea fi folosit de către toate structurile administrației locale din România: comune, orașe, municipii și județe. Este un document de lucru care dorește să definească și să lămurească conceptul de Centru de informații pentru cetățeni, cum poate fi structurat și organizat un asemenea serviciu, bazându–se pe experiența dobândită până acum de o serie de administrații locale unde au fost înființate și funcționează cu mare succes asemenea centre.

Sondajul efectuat de ANCIC în octombrie 1999:

CHESTIONAR
pentru evaluarea situatiei existente a Centrelor de Informatii pentru Cetateni

A. STATUTUL CIC –ului pe care il reprezentati

  • Institutia pe care o reprezentati este la nivel judetean ( ), municipal ( ), orasenesc ( ), comunal ( )?
    Numiti-o:_______________

  • Cand ati inceput pregatirile pentru infiintarea CIC ? ___________________ Cand l-ati deschis publicului? ____________________

  • 3. CIC –ul este complet? Da ___ Nu _____

    Daca nu, ce mai trebuie facut? ___________________________________________________

  • Intampinati obstacole in finalizarea lucrarilor pentru CIC?_________________________________

  • Alte comentarii asupra stadiului in care se gaseste CIC:.____________________________________

  • B. ASISTENTA TEHNICA SI INSTRUIRE

    1. Ati beneficiat de asistenta in crearea CIC ?

    Da____ Nu______.

  • Daca da, ce fel de asistenta ati primit?( marcati domeniul si indicati sursa)

  • Instruire:_________ Sursa:_______________________________________

    Materiale de instruire:________ Sursa:_______________________________________

    Asistenta tehnica:________ Sursa:_________________________________

    Vizite la fata locului:_________ Sursa:____________________________________

    Echipamente:

    Computere:___________ Sursa:_____________________________________

    Altele:_______________ Sursa:______________________________________

    Grant:_________ Sursa:____________________________________

  • Sunteti multumiti de asistenta primita ? Da ( ); Nu ( )

  • Daca nu, va rog sa explicati:__________________________________________________________

  • Aveti manualul CIC creat de catre Chemonics/USAID? Da ( ); Nu ( )

  • Aveti nevoie de alte manuale pentru studiu individual de acest tip? Da ( ); Nu ( )

  • Specificati tipul de informatii de care aveti nevoie._________________________________________

  • C. INTREBARI LEGATE DE SISTEM

  • 1. Aveti computere la CIC? Da ( ); Nu ( ). Daca da, cate? _________

  • 2. Sunt legate in retea? Da ( ); Nu ( ) . INTRANET? Da ( ); Nu ( )

    3. Aveti acces la Internet? Da ( ); Nu ( )

    4. Aveti pagina Web? Da ( ); Nu ( ) Daca da, dati adresa:__________________

    5. Aveti e-mail? Da ( ); Nu ( ) Daca da, dati adresa:__________________

  • Ce tip (tipuri) de software folositi pentru introducerea datelor si managementul documentelor?___________

  • Ati recomanda software-ul pe care il folositi si altor CIC-uri? Da ( ); Nu ( )

  • D. PERSONALUL FOLOSIT

  • Cati salariati are CIC-ul dumneavoastra? ___________

  • Ce domenii de specializare au?_______________________________________________

  • Aveti suficient personal, considerand numarul de cetateni cu care lucrati? Da ( ); Nu. ( )

  • Personalul CIC are nevoie de instruire? Da( ); Nu ( )

  • Daca da, specificati domeniul ________________________________________________

  • In realizarea obiectivelor sale, CIC-ul dumneavoastra foloseste cetateni voluntari? Da ( ); Nu ( )

  • Daca da, cum ii folositi? _______________________

  • E. SERVICII OFERITE

  • In medie pe luna, cati cetateni beneficiaza de serviciile CIC? _________________________________

  • Numarul lor este in crestere?_____, sau in descrestere?_________

  • Ati realizat pana acum o evaluare a gradului de satisfactie al cetatenilor care au beneficiat de servicii oferite?
    Da ( ) Nu ( )

  • Daca da, cum ati facut aceasta evaluare? _________________________________

  • Care sunt rezultatele acestui studiu? Dati procentul aproximativ: satisfacuti____, nesatisfacuti______

  • Aveti planuri de imbunatatire a activitatii sau de largire a ofertei de servicii? ___________________

  • Care sunt metodele prin care faceti publica oferta de servicii a CIC-ului catre cetateni? __________

  • Functioneaza un Comitet Consutativ al Cetatenilor pe langa CIC? Da ( ), Nu ( )

  • Daca da, cati membri are, care e structura de conducere, cat de des se intalnesc? _______________

  • Comitetul Consutativ al Cetatenilor este implicat in activitatea CIC? Da ( ), Nu ( )

  • Tineti o evidenta a problemelor cetatenilor ? Da ( ), Nu ( )

  • Ce alte informatii analizati ? de ex. nr. de solicitari rezolvate, perioada de rezolvare?

  • F. SPRIJIN PRIMIT PENTRU ACTIVITATEA CIC

  • Beneficiati de sprijin si cooperare din partea institutiei dumneavoastra? Da ( ), Nu ( ).

  • Beneficiati de sprijin si cooperare din partea compartimentelor din cadrul institutiei dumneavoastra?
    Da ( ), Nu ( ).

  • Beneficiati de sprijin si cooperare din partea consilierilor? Da ( ), Nu ( ).

  • Daca nu la oricare din intrebarile de mai sus, explicati, comentati.____________________________

  • 5. Este CIC pe care il reprezentati membru al Asociatiei Nationale a Centrelor de Informatii pentru Cetateni (ANCIC)? Da ( ), Nu ( )

  • Aveti vreo idee in legatura cu sprijinul pe care l-ati putea primi din partea ANCIC? Prioritizati optiunile de mai jos cu numere de la 1 la 7 ( 1 cel mai putin, 7 cel mai mult)

  • Buletin Informatic CIC on-line._____

    Reteaua CIC _____

    Impartasirea experientelor pozitive_____

    Rezolvarea problemelor_____

    Intalnire anuala sau bianuala_____

    Pagina Web a ANCIC pentru acces la informatii tehnice sau de alta natura_____

    Altele (specificati)________________________________________________________

  • Credeti ca institutia pentru care lucrati ar putea plati o taxa modesta pentru plata acestor servicii oferite de ANCIC? Da ( ); Nu ( )

  • 9. Alte comentarii asupra ANCIC.________________________________________

     

    Raport privind rezultatele chestionarului

    In perioada 1- 29 octombrie ANCIC si RTI a distribuit in 95 de institutii ale administratie publice locale din Romania, un chestionar al carui scop a fost acela de a identifica urmatoarele aspecte vis-a-vis de Centrele de Informatii pentru Cetateni:

    - Existenta sau inexistenta unui Centru de Informatii pentru Cetateni
    - Dorinta infiintarii unui Centru de Informatii pentru Cetateni
    - Problemele care le au aceste institutii in realizarea unui astfel de centru
    - Necesitatea unui sprijin in vederea realizarii unui astfel de centru
    - Au raspuns la chestionarul nostru un numar de 33 de institutii.

    Dintre acestea un numar de 22 de institutii au Centre de Informatii pentru Cetateni functionale altii se afla in diverse faze de dezvoltare iar unii s-au impotmolit din diverse motive.

    Se remarca deasemenea faptul ca 39% din centrele infiintate s-au realizat cu asistenta tehnica externa si 61% si-au creat Centre de informatii singuri.

    70% din cei care au raspuns la chestionar solicita in continuare instruire pentru personalul lor si aceasta forma de instruire ar trebui facuta, de preferinta, in mod centralizat (cu personalul mai multor centre deodata). Necesitatea perfectionarii a fost motivata de faptul ca numarul celor care intra in aceste centre este destul de mare (uneori peste 200 de persoane pe zi ) si profesionalismul celor care lucreaza aici este un factor determinant in obtinerea unor rezultate pozitive.

    Este de amintit, de asemenea, faptul ca infiintarea acestor centre a avut un impact pozitiv in rindul populatiei in 95% din orasele in care au fost create iar un procent de 5% din cei chestionati nu au raspuns la aceasta intrebare.

    Atit centrele infiintate cit si cele aflate in diverse stadii de dezvoltare solicita documentatie (Manualul CIC- urilor).

    Un alt lucru important care se poate desprinde din analiza chestionarelor este acela ca daca la inceputul creerii lor aceste centre au beneficiat de sprijinul conducerii (fara de care oricum nu ar fi putut fi create), in timp acest sprijin incepe sa scada. Aici ar trebui analizata motivatia.

    Din punct de vedere informatic, toate centrele beneficiaza de echipamente de calcul pentru monitorizarea furnizarii de informatii. Exista deasemenea centre care au dezvoltat, pe linga componenta de furnizare de informatii si componenta de furnizare de servicii catrea cetateni. Aceste centre monitorizeaza ambele domenii prin intermediul unor programe soft performante care gestioneaza inregistrarea cererilor cetatenilor si urmaresc traseul documentului in institutie pina la eliberarea raspunsului. Un procent de peste 50% din centre folosesc tehnologii moderne in componenta informatica respectiv Intranet - Internet. Folosirea tehnologiilor Intranet – Internet creeaza premizele necesare abordarii, cu sanse pozitive, a programului de realizare a Retelei Nationale a Centrelor de Informatii pentru Cetateni. RNCIC.

    In urma acestei analize speram ca intilnirea de astazi sa ne permita sa alcatuim o strategie viabila de dezvoltare a ANCIC, in ideea diseminarii cit mai largi a conceptului de CIC in Romania.

    Adrian Bucura

     

    1.2. Ce este un CIC și care este rolul său [sus]

    Centrul de informații pentru cetățeni este :

    - un compartiment în cadrul aparatului administrației publice locale
    - modalitatea nouă, modernă, bazată pe respect reciproc, de abordare a relației dintre administrație și cetățean
    - bază a comunicării în ambele sensuri între cetățeni și administrație
    - comunicare agreabilă, decentă, profesională
    - un loc și un cadru pentru un dialog social real.

    Misiunea unui CIC:

    Coordonarea și organizarea activității administrației într-un mod care să corespundă nevoilor și dorințelor cetățenilor.

    Scopul unui CIC:

    Scopul pe care fiecare administrație locală dorește să îl stabilească la înființarea unui asemenea compartiment nu poate fi altul decât, acela de a realiza un serviciu pentru cetățeni care să îi sprijine cu profesionalism si promptitudine în rezolvarea problemelor.

    Rolul unui CIC:

    Rolul unui CIC este acela de a fi locul unde cetățenii pot comunica se pot informa și pot obține informații din cele mai diverse domenii, unde toți cetățenii în mod egal pot să beneficieze de servicii, pot face sugestii, pot pune la dispoziția administrației diverse informații legate de evenimentele comunității.

    1.3. Importanța Centrelor de informații pentru cetățeni [sus]


    [ Inapoi la Cuprins ] [sus]