Asociația Națională a
Centrelor de Informații
pentru Cetățeni
MANUALUL
CIC

Capitolul II . Crearea unui Centru de informații pentru cetățeni


[ inapoi la Cuprins ]


Atunci când doriți să realizați, în cadrul administrației publice locale, un Centru de informații pentru cetățeni prima și singura regulă care trebuie respectată se referă la faptul că centrul dumneavoastră trebuie să reflecte dimensiunile comunității dumneavoastră și realitățile bugetului de care dispuneți.

În cadrul unor administrații publice locale sunt organizate compartimente de relații cu publicul. Firesc se pune întrebarea: dacă există aceste compartimente, de ce încă un CIC?

Răspunsul nu poate fi decât unul singur: dacă compartimentul de RP din Primărie / Consiliu Județean / Prefectură este organizat și răspunde scopului și rolului pe care trebuie să îl aibă un CIC, atunci nu mai este nevoie de un alt compartiment.

Dacă în schimb acest compartiment este organizat și are rolul de a :

atunci, rețineți, este foarte important să regândiți și să structurați un nou compartiment, și acela să fie un CIC.

Compartimentele de Relații cu Publicul nu rezolvă poate cea mai importantă problemă a cetățenilor, aceea de a fi ascultați.

Așa cum am prezentat în Cap. I, subcap. 1.2. un CIC este înainte de orice o nouă modalitate de abordare a relației dintre cetățean și administrație. Este locul unde se realizează acea comunicare în dublu sens.

Organizarea și deschiderea unui CIC poate părea o sarcină dificilă, dar dacă vă stabiliți de la bun început etapele care trebuiesc parcurse cu toate detaliile în ordine cronologică va fi mai ușor și veți avea succes

Vă sugerăm care ar fi etapele care trebuie să la parcurgeți pentru organizarea unui CIC.

Constituirea unui grup de inițiativă

Din aparatul de specialitate al administrației publice, un grup de specialiști vor prezenta o informare conducerii cu privire la importanța, misiunea și scopul unui Centru de informații pentru cetățeni, și propune înființarea unui asemenea compartiment în cadrul structurii organizatorice proprii.

Vizitarea mai multor centre existente.

Această vizită este foarte importantă și valoroasă pentru proiectarea și structurarea centrului dumneavoastră. În timpul vizitei veți putea vedea modul în care este organizat și amenajat, ce fel de informații primesc cetățenii, cum este structurată baza de date, personalul din centru, cum își organizează munca, cum comunică cu cetățenii. Este important să strângeți cât mai multe informații, să vedeți cât mai multe elemente pentru a avea cât mai multe date pentru a putea concepe și structura propriul CIC.

Aprobarea Consiliului local / județean pentru înființarea centrului.

Consiliul trebuie să fie informat asupra scopului, rolului și importanța acestui Centru pentru întreaga comunitate și să fie de acord cu această măsură oficială pentru servirea cetățenilor. Primarul sau Președintele Consiliului Județean va prezenta Consiliului o Declarație de principiu în care să fie prezentat scopul și rolul Centrului pe care doresc să–l înființeze. Acest pas este foarte important – este recunoașterea oficială a consiliului pentru înființarea ca birou, serviciu sau compartiment a Centrului în cadrul aparatului de specialitate. Primarul / Președintele Consiliului Județean au nevoie de această aprobare pentru a putea asigura acestui Centru personalul și bugetul pentru funcționare.

Stabiliți un responsabil pentru realizarea Centrului.

Stabilirea datei deschiderii Centrului de Informații pentru Cetățeni.

Este foarte util să stabiliți dacă nu o dată exactă măcar o dată aproximativă pentru deschiderea centrului pentru a vă putea planifica și întocmi un calendar pentru următoarele etape care sunt de parcurs.

În timpul organizării centrului s–ar putea să mai schimbați această dată, dar totuși ea fiind fixată, o să vă fie de mare ajutor pentru concentrarea și selecționarea muncii dumneavoastră.

Pregătirea bugetului.

Întocmiți o listă cu toate nevoile legate de funcționarea centrului

Obțineți aprobarea acestui buget.

Stabilirea sediului și amenajarea lui.

Atunci când stabiliți sediul centrului este important ca spațiul ales să fie ușor accesibil cetățenilor în apropierea intrării în sediu, să aibă indicatoare și firmă clară și luminoasă, să fie un loc plăcut și primitor, bine iluminat să aibă un spațiu unde cetățenii pot completa diferite formulare, să existe un loc de parcare în apropierea intrării în sediu

Pregătirea bazei de date.

Adunarea informațiilor pe care doriți să la aveți în baza de date este o operațiune foarte importantă și complexă. Începeți prin a trimite către colegi și rugați–i să vă pună la dispoziție pentru centru informații legate de serviciile și atribuțiile fiecăruia. Trimiteți scrisori către alte instituții publice din localitate/ județ, către ONG–uri și rugați–i să se alăture dumneavoastră, să furnizeze informații despre organizațiile lor, să colaboreze în beneficiul cetățenilor.

Supravegheați foarte atent această operațiune de colectare a informaților este una din cele mai importante etape în crearea unui centru. Fără o bază de date bine structurată și diversă nu vom putea furniza cetățenilor informațiile de care au nevoie.

Constituirea bazei de date, realizarea sistemului informațional, suportul informatic al unui CIC sunt tratate în capitolul VI al manualului.

Alegerea personalului – instruire și pregătire.

Această etapă este decisivă pentru mersul CIC–ului dumneavoastră. Alegerea și instruirea personalului este foarte importantă și prioritară. Personalul care va lucra în centru asigură legătura directă cu cetățenii, trebuie să aibă o mare disponibilitate în arta de a comunica, să aibă o prezență fizică plăcută, agreabilă și o ținută decentă.

În capitolul III al manualului la punctul 3.1 este tratată această etapă.

Constituirea unui Comitet Consultativ Cetățenesc.

Comitetul Consultativ Cetățenesc sau Colegiul Consultativ Cetățenesc îl puteți denumi cum doriți – este una din formele prin care cetățenii se pot implica în viața publică și pot participa direct la rezolvarea problemelor comunității sau a unui grup social.

Este necesară constituirea unui asemenea colegiu sau comitet fiindcă numai în acest fel administrația publică locală poate să–și extindă modalitățile de colaborare și comunicare cu comunitatea, poate să confirme dorința sa de disponibilitate față de opiniile, problemele, cerințele pe care comunitatea le are și la rezolvarea cărora administrația poate să contribuie potrivit competențelor pe care cadrul legal în vigoare le oferă.

În capitolul III al manualului punctul 3.1 este dezvoltată constituirea unui Comitet consultativ cetățenesc.

Publicitate – întâlniri cu mass–media.

Considerăm colaborarea cu mass–media ca fiind una dintre modalitățile importante prin care administrația anunță cetățenii de eforturile depuse pentru deschiderea unui Centru de informații pentru cetățeni.

Trebuie folosită toată mass–media – presa, radioul, televiziunea, iar mijloacele prin care dorim să comunicăm pot fi: scrisori de știri, comunicate de presă, conferințe de presă.

Toate aceste modalități de comunicare se pot folosi ori de câte ori doriți să faceți cunoscut cetățenilor intențiile dumneavoastră cu privire la înființarea centrului la eforturile făcute, stadiul în care vă găsiți, data când se va deschide Centrul.

Deschiderea oficială a centrului.

Este ultima etapă în munca dumneavoastră de organizare a unui Centru de informații pentru cetățeni.

Asigurați–vă încă odată că totul este pregătit – spațiul, personalul, baza de date, comitetul consultativ cetățenesc, lista invitațiilor – invitațiile au fost trimise, există suficiente pliante, broșuri, persoanele care vor ține discursuri au fost anunțate dacă s–a stabilit o limită de timp pentru discursuri și pentru alte activități festive, aveți pregătită o carte de onoare.

Exemple

Exemplu de Hotărâre a unei autorități locale privind înființarea unui Centru de Informații pentru cetățeni ( Consiliul Local Bistrița )

Exemple de scrisori trimise instituțiilor publice / organizațiilor locale pentru a le solicita sprijinul în pregătirea bazei de date a CIC : Primăria Oradea, respectiv Consiliul Județean Sibiu

Aceasta scrisoare a fost trimisă de către Consiliul Județean Ialomița către membrii aparatului propriu. Este un exemplu pentru modul în care puteți obține sprijin din partea serviciilor de specialitate pentru personalul CIC-ului :

Primăria Baia Mare a efectuat un sondaj de opinie printre cetățenii municipiului cu privire la oportunitatea înființării unui Centru de informații pentru cetățeni. Rezultatele acestui sondaj.

Extras din presă ce reflectă modul în care se pot face cunoscute cetățenilor intențiile dumneavoastră cu privire la înființarea centrului:

Deschiderea Centrelor de Informații pentru Cetățeni reflectate în presa locală

Invitatia la deschiderea Centrului de informatii pentru cetateni al Primariei Oradea; imagini de la deschidere.

Deschiderea oficiala a CIC Primaria Pitesti

Extrase din caietul de impresii al CIC - Primaria Baia Mare


[ Inapoi la Cuprins ] [sus]