Asociația Națională a
Centrelor de Informații
pentru Cetățeni
MANUALUL
CIC

Capitolul III . Managementul unui CIC


3.1. Resurse umane
3.1.1. Selectarea personalului propriu din cadrul autorității publice locale.
3.1.2. Pregătirea / instruirea personalului care va lucra în Centru
3.1.3. Crearea Comitetului Consultativ Cetățenesc

[ inapoi la Cuprins ]


3.1. Resurse umane [sus]

3.1.1. Selectarea personalului propriu din cadrul autorității publice locale.

Pentru ca un Centru de Informații pentru Cetățeni să fie unul care răspunde prompt și eficient nevoilor cetățenilor unei comunități, fie ea localitate – comună, oraș, municipiu – sau unui ansamblu de comunități – consiliu județean, este necesar să fie deservit de personal din cadrul instituției publice respective – Primărie sau Consiliu Județean.

Selectarea personalului, al cărui număr poate să difere de la un centru la altul, se face având în vedere câteva criterii care trebuie obligatoriu avute în vedere:

După cum ușor se poate observa nu am specificat “calități” legate de:

considerând că este important în funcționarea unui centru ca personalul selectat să–și dorească să lucreze acolo, să–și împărtășească experiența, să–și demonstreze abilitățile în domeniul comunicării precum și pregătirea profesională, să devină în concluzie “ghidul” cetățeanului în domeniul informării și al rezolvării problemelor acestuia.

Am afirmat de asemenea că nu toate Centrele de Informații pentru Cetățeni au un număr prestabilit de personal.

Fiecare instituție va stabili numărul de personal în funcție de: strategia, atribuțiile, nevoile pe care și le–a stabilit atunci când s–a făcut evaluarea acestora.

3.1.2. Pregătirea / instruirea personalului care va lucra în Centru

Personalul selectat pentru a forma echipa care deservește CIC–ul începe pregătirea pentru crearea abilităților necesare pentru lucrul în acest loc nou creat, care presupune o abordare inedită, care va trebui concepută și percepută, astfel încât relația cetățean– administrație publică locală să fie continuu o relație bilaterală de conlucrare din care și unul și celălalt au de câștigat, având ca finalitate traiul într–o colectivitate locală democratică în care decizia se ia în folosul cetățeanului dar și prin participarea sa activă.

Un prim obiectiv pe care fiecare membru al echipei trebuie să și–l însușească este calitatea ca mod de îndeplinire a cerințelor conducerii. Va exista calitate atunci când conducerea instituției stabilește obiective coerente și le traduce în cerințe referitoare la modul de comportare al angajatului, comunică aceste cerințe unor angajați repartizați și pregătiți în mod corespunzător, își motivează angajații să ajungă la standardele stabilite și verifică implementarea acestora.

Comensurarea calității serviciilor acordate cetățenilor se face prin servirea acestora (ceea ce putem face “noi” să facem!) și satisfacerea acestora (interesându–ne ce părere au despre activitatea noastră, solicitându–le idei pentru îmbunătățirea activității ).

Un alt obiect îl constituie flexibilitatea, care reprezintă în opinia noastră cheia folosirii comportamentului propriu în dorința de a–l influența pe al altora: dacă ceea ce faci nu funcționează, acționează în mod diferit și continuă până găsești o strategie ori o abordare care să funcționeze.

Concluziile ce se desprind de aici:

Comunicarea și documentarea ca și calitățile pe care trebuie să le manifeste persoana selectată să deservească în CIC fiind extrem de importante le vom asigura un spațiu mai larg într–un subcapitol ulterior.

Evaluarea periodică a activității desfășurate de către personalul din CIC este obligatorie pentru a putea observa:

Trebuie să știm că performanța scăzută a unui angajat se poate afla dacă răspundem la câteva întrebări:

3.1.3. Crearea Comitetului Consultativ Cetățenesc

O resursă umană importantă în funcționarea unui CIC este Comitetul Consultativ Cetățenesc. Prin el se realizează ceea ce s–a amintit anterior și anume relația bilaterală cetățean – administrație publică locală în care cetățeanul nu este o persoană pasivă, ci un participant activ la luarea deciziei.

Comitetul Consultativ al CIC este un grup de cetățeni ales de către organizatori pentru a ajuta îmbunătățirea serviciilor pe care Centrul le oferă, pentru a pune la dispoziția cetățenilor informații și materiale care să conducă la o informare cât mai rapidă, autorizată și eficientă a acestora.

Rolul Comitetului Consultativ al CIC–ului

Semnalează angajaților CIC–ului necesarul de informație detectat în urma discuțiilor pe care le–a avut cu diferite grupuri din cadrul comunității.

Ajută la promovarea CIC–ului, a importanței activității desfășurate deoarece prin legitimitatea conferită de autoritatea publică prin actul administrativ de înființare, furnizează în mod exact și concret informațiile în cadrul comunității.

Ajută la redactarea conținutului unor materiale de prezentare și informare.

Participanți în Comitetul Consultativ al CIC

Se recomandă ca la constituirea unui astfel de comitet să fie în general persoane cunoscute publicului larg și să reprezinte categorii socio–profesionale cât mai largi:

- elevi, studenți, profesori;
- persoane active pe plan local, jurnaliști, oameni de cultură, preoți;
- persoane aparținând comunității de afaceri;
- reprezentanți ai ONG– urilor;
- pensionari.

Singura condiție ce se pune la cererea unui astfel de Comitet este ca toți participanții să fie convinși de importanța constituirii și mai apoi a funcționării Comitetului și să dorească să participe.

Nu există, așa cum nu a existat nici pentru personalul angajat care lucrează într–un CIC un număr prestabilit de membrii ai Comitetului Consultativ Cetățenesc.

În funcție de mărimea ca spațiu a Comitetului, de volumul informațiilor ce se pun la dispoziție, de cerințele comunității, de strategia adoptată, de conducerea Primăriei sau a Consiliului Județean, se stabilește și numărul membrilor.

Din experiența Centrelor de Informații pentru Cetățeni deschise până în prezent apreciem că un Comitet Consultativ al CIC ar trebui să cuprindă între 5 – 17 persoane, limita maximă fiind recomandabilă comunităților mari, care se pregătesc (estimează) să furnizeze servicii pentru un număr mare de persoane.

Obstacole ce pot fi întâlnite în procesul creării unui Comitet Consultativ

Unele persoane, atât dintre persoanele alese, cât și cele unite, ar putea manifesta îndoieli asupra oportunității (necesității) creării unui Comitet motivând că membrii acestuia:

- vor prelua responsabilitățile angajaților Centrului;
- vor deranja sau încurca angajații Centrului în desfășurarea activităților lor;
- vor da prea multe sfaturi, ori vor bloca luarea deciziilor.

Ceea ce trebuie precizat acestor persoane este că: esența activității Comitetului Consultativ este să facă recomandări și nu să ia decizii pentru funcționarea în condiții optime a Centrului.

Îngrijorările sunt normale, dar prin selectarea ca membrii ai acestui Comitet a unor persoane care au adus și în trecut diverse servicii cetățenilor, persoane comunicative, inventive, amabile, gata oricând să ofere ajutor și cei mai sceptici se vor liniști aflând de caracterul pur consultativ al acestui organism.

Este bine să evitați includerea în Comitet a persoanelor prea vorbărețe care se îndepărtează frecvent de la subiect, sunt negativiști sau au o atitudine permanent critică la adresa altor persoane sau a muncii depuse de ele.

Crearea Comitetului Consultativ

Exemple

Crearea Colegiului Consultativ Cetățenesc al Consiliului Județean Sibiu - documentele ce reglementează funcționarea acestuia

Raportul de activitate al Colegiul Consultativ Cetățenesc al Consiliului Județean Sibiu pe anul 1999


[ Inapoi la Cuprins ] [sus]