Asociația Națională a
Centrelor de Informații
pentru Cetățeni
MANUALUL
CIC

Capitolul V . Evaluarea activității în cadrul unui CIC. Modalități de îmbunătățire.


5.2. Modalități de îmbunătățire a activității
5.2.1. Pregătire și perfecționare profesională

5.2.2.
Schimb de experiență

[ inapoi la Cuprins ]


5.2. Modalități de îmbunătățire a activității [sus]

5.2.1. Pregătire și perfecționare profesională

Pregătirea profesională

Cunoașterea și actualizarea permanentă a legislației și reglementărilor interne

Valoarea administrației se apreciază după calitatea funcționarilor săi, care făcând–o să funcționeze, o transformă într–un organism viu. O administrație dotată cu mijloace materiale și financiare de mare valoare, dar încadrată cu funcționari nepregătiți profesional nu își poate îndeplini sarcinile, irosind zadarnic resursele care i–au fost puse la dispoziție. De asemenea, cele mai bune legi administrative nu dau rezultatele așteptate daca nu sunt aplicate în spiritul lor și în interesul societății de către funcționari pregătiți temeinic pentru profesia lor.

In administrație nu exista funcții, oricât de modeste ar fi ele, care sa nu solicite nici un fel de pregătire teoretică generală.

Dobândirea cunoștințelor fundamentale generale, din școli, nu este suficientă. Mai este necesara o pregătire specială pentru exercitarea profesiunii administrative, în scopul folosirii cunoștințelor de specialitate obținute într–o anumită ramură a activității practice.

În continuare, pe parcursul exercitării profesiei de funcționar, este indispensabilă îmbunătățirea pregătirii profesionale, prin menținerea și amplificarea cunoștințelor în concordanță cu nivelul dezvoltării contemporane a științei și tehnicii de specialitate. Necesitatea pregătirii profesionale a funcționarilor constituie un principiu general în știința administrației, aplicabil atât personalului de execuție cât și aceluia de conducere.

În administrație este absolut necesară prezența funcționarului cu studii medii de specialitate, ca urmare a organizării raționale a resurselor umane, dar și a funcționarului cu pregătire profesională universitară și post–universitară.

Contribuția funcționarului din administrație la progresul societății depinde de actualizarea cunoștințelor sale și de posibilitatea lui de a se adapta la situațiile noi pe care dinamica vieții sociale le generează necontenit.

În practică, dezvoltarea rapidă a științei și tehnicii, dinamica schimbărilor legislative, face necesară, fără întrerupere, îmbunătățirea pregătirii profesionale a funcționarilor din administrație. Această îmbunătățire a pregătirii profesionale se înfăptuiește în interesul administrației, în acela al funcționarilor și în folosul societății.

Metodele de îmbunătățire permanentă a pregătirii profesionale a funcționarilor din administrație sunt numeroase. Alegerea unei anumite metode depinde de mai mulți factori: numărul funcționarilor ce urmează a fi instruiți, similitudinile sau deosebirile în ceea ce privește experiența lor, pregătirea acumulată, aptitudinile, funcțiile deținute și nivelul profesional al cursanților, calitatea instructorilor, cheltuielile pe care le implică metodele de instruire în comparație cu rezultatele urmărite.

Problema nu rezidă în a alege cea mai bună metoda existentă, ci în a o identifica, adapta sau crea pe aceea care se potrivește mai bine situației concrete la un moment dat.

Alegerea unei metode este influențată de scopurile urmărite prin aceste cursuri cum ar fi:

Daca scopul instruirii este schimbarea atitudinii sau a comportamentului se recurge deseori la metode de sporire a discernământului și interpretare a unor roluri. În acest fel se obține o înțelegere mai bună a punctelor de vedere ale celorlalți.

Experiența practică precum și cercetările arată ca schimbările de comportament se realizează rareori numai recomandând funcționarului să se schimbe. Pentru modificarea comportamentului, cursanții trebuie sa aibă posibilitatea să–și observe și să–și analizeze propria lor comportare, eficiența ei, modul și sensul în care ar urma să și–o schimbe. Această cerință face necesar ca participanții să joace un rol activ în forma de instruire. În noile metode se preconizează un rol din ce în ce mai mare al cursanților și creșterea participării lor la însăși metoda de studiu.

Succesul oricărui program de pregătire profesionala depinde de exactitatea cu care sunt identificate cerințele administrației și scopurile specifice ale cursurilor de pregătire, de metodele de pregătire alese și de valabilitatea tehnicilor utilizate pentru evaluarea eficienței sale.

Indiferent dacă este sau nu ajutat de un colectiv specializat în asemenea probleme, fiecare coordonator al unei instituții a administrației este răspunzător atât pentru propria sa îmbunătățire a pregătirii profesionale cât și pentru condițiile create și necesare ameliorării pregătirii profesionale și aprecierea rezultatelor obținute prin aceasta activitate.

Afirmația că suprasolicitarea în activitatea profesională constituie un impediment pentru îndeplinirea sarcinii de îmbunătățire a pregătirii profesionale a funcționarilor nu corespunde întotdeauna realității. De obicei cei mai solicitați în profesie găsesc timp pentru a studia literatura de specialitate, iar cei mai puțin ocupați studiază mai puțin. Referirea la lipsa de timp este uneori o justificare formală.

Pornind de la ideea ca “informația înseamnă putere”, activitatea în cadrul unui CIC trebuie să fie una dinamică, în care întreg personalul să fie într–o continuă căutare de informații.

Într–o lume în care dorința de auto–depășire este motorul progresului, necesitatea pregătirii și perfecționării continue reprezintă un standard pentru orice profesionist. In special personalul care oferă informația trebuie instruit ca urmare a unei nevoi de pregătire și instruire ce satisface apoi un segment cât mai larg al populației.

Diseminarea informației intr–un mod cât mai concis și direct trebuie sa reprezinte o prioritate a activității de pregătire.

Personalul din CIC trebuie sa treacă zilnic prin proba comunicării cu cetățeanul. Numai cunoașterea și identificarea perfectă a problemelor poate conduce la ușurința oferirii într–un mod cât mai clar și concis a informațiilor solicitate. Siguranța de sine este oferită de cantitatea și calitatea informațiilor deținute, de modul de prelucrare a lor cât și de posibilitatea transmiterii acestora.

Perfecționarea

Se poate considera în mod eronat, că prin îmbunătățirea pregătirii profesionale, funcționarii se perfecționează în activitatea lor. Dar noțiunea de îmbunătățire nu este sinonimă cu noțiunea de perfecționare care are o accepțiune calitativ superioară.

Din cauza evoluției rapide a cerințelor vieții sociale este dificil de realizat perfecționarea activității funcționarilor publici. Pentru a realiza doar apropierea de perfecțiune în profesie, urmează ca pregătirea practică să se fundamenteze pe cunoștințe științifice aprofundate.

Perfecționarea trebuie făcuta atât în domeniul general, legislativ, cât și în cel specific CIC–urilor, respectiv al procedurilor de lucru.

Unele administrații au obținut Certificatul de Calitate ISO 9002, ce atestă calitatea serviciilor oferite. În cadrul programului derulat în vederea obținerii Certificatului de Calitate s–a impus elaborarea unor proceduri de lucru pentru fiecare activitate desfășurată în cadrul departamentelor. Aceste proceduri sunt deosebit de utile, în special CIC–urilor unde activitatea este complexă și presupune o anumită rigurozitate a pașilor de urmat. Aceste proceduri de lucru trebuie actualizate periodic pentru corelarea lor atât cu noutățile legislative cât și cu cerințele cetățenilor.

Acest mod de lucru reprezintă o modalitate de perfecționare a activității în cadrul unui CIC, fiind un instrument de respectare a legalității și de încadrare în cerințele unei tehnici moderne de lucru cu publicul.

5.2.2. Schimb de experiență

Schimbul de experiență în cadrul rețelei naționale a CIC–urilor.

Acest schimb de experiență poate consta în întâlniri formale și informale, care pot fi planificate sau care pot rezulta ca urmare a unei situații atipice întâlnite pe parcursul activității.

În vederea desfășurării unei activități de lucru cu publicul performante, trebuiesc respectate următoarele condiții:

Aceste considerente sunt de luat în calcul când se organizează schimburi de experiență și de perfecționare a personalului unui CIC.

Schimburi de experiență directe – vizite și corespondența directă între CIC–uri

Rămâne la latitudinea coordonatorului CIC–ului și al conducerii instituției care va fi cea mai bună metodă de abordare a acestor schimburi de experiență, atât din punct de vedere al eficientei activității cât și din punct de vedere economic.

Activitatea unui CIC este una în care merita să se investească !

Buletin Informativ

Este o modalitate prin care întreaga rețea a CIC–urilor poate primi informații despre activitatea, problematica, acțiunile desfășurate la nivelul Centrelor de Informați într–o anumită perioadă de timp.

ANCIC–ul poate să–și propună editarea unui asemenea buletin cu o apariție lunară sau trimestrială pentru realizarea unui suport informațional la nivel național al întregii rețele a CIC–urilor.


[ Inapoi la Cuprins ] [sus]