Asociația Națională a
Centrelor de Informații
pentru Cetățeni
MANUALUL
CIC

Capitolul VI . Suportul informatic al unui CIC.


6.1. Aportul sistemului informatic la crearea unui CIC de succes.

[ inapoi la Cuprins ]


6.1.Aportul sistemului informatic la crearea unui CIC de succes [sus]

În prag de mileniu III calculatorul este un instrument omniprezent în toate domeniile de activitate și practic nimic nu mai este de conceput fără aportul informaticii. Informatizarea, ca proces în sine, a început să pătrundă și în administrația publică locală de câțiva ani. Este din ce în ce mai des auzită în ultima vreme sintagma ghișeu unic sau cum spun americanii – "one stop shop"). Acesta este de fapt principiul de bază care guvernează activitatea unui Centru de Informații pentru Cetățeni.

Din punct de vedere conceptual un Centru de Informații pentru Cetățeni trebuie să furnizeze două lucruri:

Furnizarea de INFORMAȚII

Este una din principalele sarcini ale unui CIC. Informațiile furnizate pot proveni dintr–o arie foarte vastă de domenii ca de exemplu:

Informații legate de activitatea instituției în care funcționează CIC–ul cum ar fi:

- informații privind actele necesare pentru a obține o adeverință sau o autorizație de un anumit tip;
- informații cu privire la organizarea și funcționarea instituției etc.
- informații privind activitatea altor instituții de interes cetățenesc cum ar fi: Prefectura, Politie, Pompieri, Direcția pentru ocrotirea copilului, Inspectoratul de stat pentru handicapați, Direcția de muncă și protecție socială, școli, universități etc.
- informații diverse: orarul trenurilor, orarul avioanelor, agenda telefonică, codul localităților din țară etc.

Cu cât, însă, informația este mai bogată, mai amplă, mai diversificată cu atât ea este mai greu de menținut la zi. Este de asemenea clar ca fără un sistem informatic bine pus la punct nu se poate gestiona și actualiza un asemenea volum de informații.

Pentru comunitățile mai mici este suficientă folosirea unui computer în care să se stocheze informația ce urmează apoi să fie distribuita solicitanților. Pentru comunitățile mai mari este necesară însă o rețea în care să fie conectate mai multe computere care sa partajeze informația stocată, în mod normal, pe un server.

Fără doar și poate că trebuie discutat și modul cum se face stocarea informației. Pentru ca accesul la informație să fie rapid este necesar ca informațiile să se găsească intr–o baza de date, folosirea pentru aceasta a unor fișiere Word sau Excel poate fi acceptată , în lipsa de altceva, doar pentru comunitățile mai mici, altfel se îngreunează accesul și căutarea unei anumite informații este dificil de făcut.

Furnizarea de SERVICII

Conceptul american asupra unui Centru de Informații a fost acela că o astfel de structură are drept unic scop furnizarea de informații către cetățeni. Noi am spus ca furnizarea de informații, de către o instituție de administrație publică locală nu este, pe termen lung, suficient de atractivă pentru a o face și fiabilă. Ideea cu care am venit a fost aceea ca un astfel de centru trebuie sa furnizeze pe lângă informații și SERVICII.

Ce înseamnă "Servicii "?

CIC–ul devine o interfață modernă (un intermediar care îl scutește pe cetățean să umble prin Primărie (Consiliul Județean) de la camera 9 la camera 14 de la et.II la et. IX) de comunicare a Primăriei (Consiliului Județean) cu cetățeanul în sensul ca cetățenii își depun solicitările lor la unul din posturile (specializate pe domenii de activitate) ale Centrului, solicitările lor înregistrându–se electronic.

Din punct de vedere procedural cetățeanul se va întoarce la CIC, la același post, peste un număr de zile, corespunzător cu complexitatea documentului, dar nu mai lung de 30 de zile, să–și ridice răspunsul.

Un sistem informațional bine pus la punct, va monitoriza circulația documentului prin Primărie (Consiliului Județean) din compartiment în compartiment până la obținerea răspunsului care automat se întoarce la stația de unde a fost înregistrată cererea. Pe baza unei astfel de înregistrări electronice a documentelor se pot crea rapoarte extrem de complexe care pot da răspunsuri despre:

- care sunt cele mai numeroase solicitări (ca tipologie de act) ale cetățenilor;
- câte dintre problemele lor au primit răspuns pozitiv și câte negativ;
- câte dintre solicitări s–au rezolvat în termenul prescris și câte l–au depășit (de ce l–au depășit?)
- cine a elaborat răspunsul pentru o solicitare sau alta mergând până la nivel de persoană (statistica privind gradul de încărcare per stație sau per funcționar);
- câte zile a stat un document, pentru prelucrare, intr–un compartiment sau altul de pe circuit etc.

Folosirea unui astfel de sistem permite o disciplinare a circulației documentelor în instituție prin introducerea unor trasee prestabilite în cea ce privește fluxul documentelor, pe tipuri de acte și problematică, de la înregistrare și până la eliberare răspuns.

Fluxul documentelor în instituție va urma însă acest traseu:


[ Inapoi la Cuprins ] [sus]